إدارة طلبات تحويل التذاكر في منصة سين
يضمن نظام طلبات تحويل التذاكر في منصة سين انتقال محادثات العملاء بين الموظفين والأقسام المختلفة (مثل المبيعات، الدعم الفني، أو الحسابات) بطريقة منظمة وتحت إشراف مديري الفرق، مما يمنع تشتت التذاكر أو ضياع مسؤولية متابعة العميل.
طريقة الوصول: من القائمة الجانبية الرئيسية، اختر طلبات التحويل.
1. كيف يطلب الموظف تحويل تذكرة؟
عندما يواجه الموظف استفساراً يتطلب تدخل قسم آخر أو زميل مختص:
- من داخل المحادثة في صندوق الوارد الموحد، ينقر الموظف على خيار طلب تحويل التذكرة.
- يحدد الموظف الزميل المستهدف أو القسم المطلوب، ويكتب ملاحظة سبب التحويل لتوضيح ملخص المشكلة.
- بمجرد الإرسال، يظهر تنبيه أعلى التذكرة يفيد بأن هناك طلب تحويل قيد المراجعة، ويصل إشعار فوري إلى المشرفين ومديري مساحة العمل.
2. تبويبات شاشة طلبات التحويل للمشرفين
تُقسم شاشة إدارة طلبات التحويل إلى ثلاثة تبويبات واضحة لسهولة المتابعة والتدقيق:
| التبويب | الوصف التشغيلي | الإجراءات المتاحة |
|---|---|---|
| معلقة | طلبات التحويل الجديدة التي تنتظر قرار المشرف أو المدير. | مراجعة التفاصيل، القبول والتعيين، أو الرفض. |
| مقبولة | الطلبات التي تمت الموافقة عليها وانتقلت التذكرة فيها للموظف الجديد. | استعراض سجل الموافقة وتوقيت التحويل والانتقال للتذكرة. |
| مرفوضة | الطلبات التي رفضها المشرف مع بقاء التذكرة لدى الموظف الأصلي. | مراجعة سبب الرفض وتوجيهات المشرف. |
3. مراجعة الطلب واتخاذ القرار (قبول أو رفض)
عند النقر على أي طلب في قائمة الطلبات المعلقة:
- يستعرض المشرف بطاقة تفاصيل الطلب: اسم العميل، رقم التذكرة، الموظف الطالب، الموظف المستهدف، وسبب التحويل المكتوب.
- الموافقة على التحويل:
- يمكن للمشرف اعتماد الموظف المقترح مباشرة أو اختيار موظف آخر متاح من القائمة بحسب سعة العمل الحالية.
- تنتقل التذكرة فوراً إلى صندوق وارد الموظف الجديد مع إشعار فوري له.
- رفض التحويل:
- في حال رأى المشرف أن التذكرة يجب أن تُحل بواسطة الموظف الحالي، ينقر على رفض مع كتابة التوجيه المناسب، فتبقى التذكرة لدى الموظف الأصلي دون انقطاع في خدمة العميل.
